Informe Final de Auditoría
En ésta etapa el Auditor se dedicará a formalizar en un documento los resultados a los cuales llegaron los auditores en las auditorías ejecutadas y demás verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.
Comunicará los resultados a los máximos niveles de dirección de la empresa auditada y otras instancias administrativas, así como a las autoridades que correspondan, cuando esto proceda.
El informe parte de los resúmenes y/o conclusiones elaboradas en cada una de las áreas examinadas en éste caso las relacionadas.
La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su preparación.
El informe debe tener un formato uniforme y estar dividido en secciones para facilitar al lector una rápida ubicación del contenido de cada una de ellas.
Fuente: ufg.edu.sv
- Registros: toda la documentación solicitada más toda la información recopilada durante la auditoria, cualquier documento que es una evidencia. Además dichos documentos deberían ir por seguridad con una marca de agua.
- Informe/Dictamen: conclusión de lo que hemos revisado.
- Plan de Acción: son las medidas correctoras.
Un informe o dictamen debería incluir:
- Comprobaciones
- Objetivos
- Procesos
- Tareas
- Identificaciones de Registros
- Observaciones
- Mejoras
- Puntos Fuertes
- Personas involucradas
- Resultados
- Destinatario de Informe
- Elementos y Métodos utilizados para el proceso.
El Resultado del Informe debe ser claro y preciso, además conciso.
Las Observaciones se escriben en lo que se denomina apuntes de auditoría, que es únicamente de uso personal y puede guardarse según sea la necesidad de la organización auditada.
Recomendación de utilidad de equipos para pruebas, todo debe realizarse en los equipos de la organización, de forma registrada y documentada.
“Recordar que el auditor no debe involucrarse emocionalmente”
El Informe final se basará en las siguientes condiciones que deberá cumplir la organización:
- No Conformidad Mayor (NCM)
- No Conformidad Menor (NCm)
- Observaciones
- Punto fuerte del Sistema
- Áreas de Mejoras
- De acuerdo a las no conformidades encontradas se solicitará un Plan de Acción Correctivo
La lectura del resultado se debería realizar:
- Agradecimiento
- Adecuación (buena=adecuado, mala=no adecuado)
- Incumplimientos más significativos
- Preguntas
- Además se debe agregar la información final recaudada:
o No Conformidad Mayor (NCM)
o No Conformidad Menor (NCm)
o Observaciones
o Punto fuerte del Sistema
o Áreas de Mejoras
o De acuerdo a las no conformidades encontradas se solicitará un Plan de Acción Correctivo
Aclaración de No Conformidades:
No Conformidades
La continuación del proceso queda condicionada al tratamiento de las no conformidades según corresponda:
No conformidades menores: el cliente debe notificar las acciones correctoras para su evaluación.
No conformidades mayores: deberá aportarse evidencias que permitan el cierre mediante una evaluación
extraordinaria o por otros medios apropiados de verificación.
Criterios de no Conformidad Mayor
Se considerará una no conformidad como mayor ante:
- ausencia o fallo en implantar y mantener de forma sistemática uno o más de los requisitos de la norma de SG aplicable.
- una situación que pudiera, basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable
- sobre la capacidad del SG para alcanzar los resultados pretendidos