Cuestionario de Medios de Almacenamientos Masivos
1. Los locales asignados a la cintoteca y discoteca tienen:
- Aire acondicionado ( )
- Protección contra el fuego ( )
- (señalar que tipo de protección )__________________________________
- Cerradura especial ( )
- Otra
2. ¿Tienen la cintoteca y discoteca protección automática contra el fuego?
SI ( ) NO ( )
(señalar de que tipo)_______________________________________________
3. ¿Que información mínima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca?
Número de serie o carrete ( )
Número o clave del usuario ( )
Número del archivo lógico ( )
Nombre del sistema que lo genera ( )
Fecha de expiración del archivo ( )
Fecha de expiración del archivo ( )
Número de volumen ( )
Otros
4. ¿Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnéticos?
SI ( ) NO ( )
5. En caso de existir discrepancia entre las cintas o discos y su contenido, se resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias?
SI ( ) NO ( )
6. ¿Que tan frecuentes son estas discrepancias?
_________________________________________________________________________
7. ¿Se tienen procedimientos que permitan la reconstrucción de un archivo en cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido?
SI ( ) NO ( )
8. ¿Se tienen identificados los archivos con información confidencial y se cuenta con claves de acceso?
SI ( ) NO ( )
¿Cómo?_______________________________________________________________
9. ¿Existe un control estricto de las copias de estos archivos?
SI ( ) NO ( )
10. ¿Que medio se utiliza para almacenarlos?
Mueble con cerradura ( )
Bóveda ( )
Otro(especifique)_______________________________________________________
11. Este almacén esta situado:
En el mismo edificio del departamento ( )
En otro lugar ( )
¿Cual?_________________________________________________________________
12. ¿Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos?
SI ( ) NO ( )
13. ¿Se certifica la destrucción o baja de los archivos defectuosos?
SI ( ) NO ( )
14. ¿Se registran como parte del inventario las nuevas cintas que recibe la biblioteca?
SI ( ) NO ( )
15 ¿Se tiene un responsable, por turno, de la cintoteca y discoteca?
SI ( ) NO ( )
16. ¿Se realizan auditorías periódicas a los medios de almacenamiento?
SI ( ) NO ( )
17. ¿Que medidas se toman en el caso de extravío de algún dispositivo de almacenamiento?
18. ¿Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de almacenamiento, al personal autorizado?
SI ( ) NO ( )
19. ¿Se tiene relación del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales?
SI ( ) NO ( )
20. ¿Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se devolverán?
SI ( ) NO ( )
21. ¿Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalación?
SI ( ) NO ( )
22. En caso de préstamo ¿Conque información se documentan?
Nombre de la institución a quién se hace el préstamo.
- fecha de recepción ( )
- fecha en que se debe devolver ( )
- archivos que contiene ( )
- formatos ( )
- cifras de control ( )
- código de grabación ( )
- nombre del responsable que los presto ( )
- otros
23. Indique qué procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que contienen los archivos maestros:
24. ¿Se conserva la cinta maestra anterior hasta después de la nueva cinta?
SI ( ) NO ( )
25. ¿El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o su eliminación prematura?
SI ( ) NO ( )
26. ¿La operación de reemplazo es controlada por el cintotecario?
SI ( ) NO ( )
27. ¿Se utiliza la política de conservación de archivos hijo-padre-abuelo?
SI ( ) NO ( )
28. En los procesos que manejan archivos en línea, ¿Existen procedimientos para recuperar los archivos?
SI ( ) NO ( )
29. ¿Estos procedimientos los conocen los operadores?
SI ( ) NO ( )
30. ¿Con que periodicidad se revisan estos procedimientos?
MENSUAL ( ) ANUAL ( )
SEMESTRAL ( ) OTRA ( )
31. ¿Existe un responsable en caso de falla?
SI ( ) NO ( )
32. ¿Explique que políticas se siguen para la obtención de archivos de respaldo?
33. ¿Existe un procedimiento para el manejo de la información de la cintoteca?
SI ( ) NO ( )
34. ¿Lo conoce y lo sigue el cintotecario?
SI ( ) NO ( )
35. ¿Se distribuyen en forma periódica entre los jefes de sistemas y programación informes de archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento?
SI ( ) NO ( )
¿Con qué frecuencia?